آشنایی با انواع نرم افزار BPMS
نرم‌افزارهای BPMS (سیستم مدیریت فرآیندهای کسب‌وکار) ابزارهایی هستند که برای طراحی، پیاده‌سازی، مانیتورینگ و بهینه‌سازی فرآیندهای کسب‌وکار مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این مقاله، انواع مختلف نرم‌افزارهای BPMS را بررسی می‌کنیم و به معرفی نمونه‌های مطرح جهانی و ایرانی، مقایسه ویژگی‌ها، مزایا و نحوه انتخاب بهترین گزینه خواهیم پرداخت.
BPMS چیست و چرا اهمیت دارد؟
Business Process Management Suite یا BPMS مجموعه‌ای از ابزارها برای مدل‌سازی، اجرا، پایش و بهبود فرآیندهای سازمانی است. هدف اصلی BPMS ایجاد یک محیط پویا و قابل تغییر برای فرآیندهاست تا بتوان آن‌ها را در سریع‌ترین زمان ممکن با شرایط بازار و نیازهای مشتری تطبیق داد.
در دنیای امروز که تغییرات با سرعت زیادی اتفاق می‌افتد، سازمان‌هایی موفق‌تر هستند که بتوانند فرآیندهای خود را به‌سرعت طراحی، اصلاح و اجرا کنند. BPMS این امکان را فراهم می‌کند که با حداقل وابستگی به برنامه‌نویسی، فرآیندهای کسب‌وکار را در یک محیط گرافیکی طراحی و به‌صورت خودکار اجرا نمود.
انواع نرم‌افزارهای BPMS بر اساس ساختار
نرم‌افزارهای BPMS را می‌توان از نظر ساختار به سه دسته کلی تقسیم کرد:
1. BPMS سنتی (On-Premise)
این نوع نرم‌افزارها بر روی سرورهای داخلی سازمان نصب می‌شوند. امنیت بالا، دسترسی کامل به داده‌ها و امکان سفارشی‌سازی عمیق از جمله ویژگی‌های این نوع سیستم‌هاست. با این حال، نیاز به تیم IT قوی و هزینه‌های بالای نگهداری از نقاط ضعف آن است.
2. BPMS ابری (Cloud-Based)
این نرم‌افزارها در بستر اینترنت ارائه می‌شوند و سازمان‌ها می‌توانند بدون نیاز به زیرساخت سخت‌افزاری، از خدمات BPMS بهره‌مند شوند. هزینه پایین، به‌روزرسانی آسان و مقیاس‌پذیری بالا از مزایای کلیدی این نوع سیستم‌هاست. البته ممکن است برخی نگرانی‌ها درباره امنیت داده‌ها وجود داشته باشد.
3. BPMS ترکیبی (Hybrid)
این نوع سیستم‌ها ترکیبی از دو مدل قبلی هستند. بخشی از سیستم به‌صورت محلی نصب شده و بخشی دیگر در فضای ابری قرار دارد. سازمان‌هایی که نیاز به امنیت داده در کنار انعطاف‌پذیری دارند، از این مدل استقبال می‌کنند.
ویژگی‌های کلیدی نرم‌افزارهای BPMS
- مدل‌سازی فرآیندها با استاندارد BPMN 2.0
- اجرای خودکار فرآیندها
- مدیریت فرم‌ها و داده‌های ورودی
- گزارش‌گیری و داشبورد مدیریتی
- اتصال به سیستم‌های خارجی مانند ERP و CRM
- امکان تعریف نقش‌ها، سطوح دسترسی و مدیریت کاربران
مقایسه بهترین نرم‌افزارهای BPMS
| نام نرم‌افزار | تولیدکننده | نوع | قابلیت‌ها | مناسب برای | زبان پشتیبانی |
|---|---|---|---|---|---|
| Camunda | Camunda Services GmbH | متن‌باز / ابری | بسیار منعطف، قابل توسعه، پشتیبانی از BPMN | سازمان‌های توسعه‌محور | انگلیسی |
| BonitaSoft | BonitaSoft | متن‌باز / On-Premise | قابلیت یکپارچه‌سازی با APIها، فرم‌ساز قوی | شرکت‌های متوسط تا بزرگ | انگلیسی |
| ProcessMaker | ProcessMaker Inc | Cloud و On-Premise | راه‌اندازی آسان، داشبورد تحلیلی | سازمان‌های کوچک تا متوسط | چندزبانه |
| بیزاجی (Bizagi) | Bizagi | ابری / دسکتاپ | طراحی گرافیکی، کاربرپسند، یکپارچه‌سازی آسان | شرکت‌های متوسط | انگلیسی / اسپانیایی |
| چارگون (BPMS دیدگاه) | چارگون | On-Premise | سفارشی‌سازی بالا، بومی، یکپارچگی با سایر سیستم‌ها | سازمان‌های ایرانی | فارسی |
| نرم‌افزار فراگستر | فراگستر | On-Premise / ترکیبی | طراحی فرآیند، فرم‌ساز، گزارش‌گیری | سازمان‌های ایرانی | فارسی |
نحوه انتخاب بهترین BPMS برای سازمان شما
برای انتخاب بهترین نرم‌افزار BPMS، عوامل زیر را در نظر بگیرید:
- نوع کسب‌وکار: فرآیندهای پیچیده یا ساده؟ آیا نیاز به یکپارچگی با سایر سیستم‌ها دارید؟
- بودجه: نرم‌افزارهای متن‌باز مقرون‌به‌صرفه‌ترند ولی نیاز به تیم فنی قوی‌تری دارند.
- زیرساخت: آیا امکان استفاده از نرم‌افزارهای ابری را دارید یا محدود به On-Premise هستید؟
- پشتیبانی فنی: در ایران نرم‌افزارهایی مانند دیدگاه و فراگستر پشتیبانی خوبی ارائه می‌دهند.
مزایای استفاده از BPMS در سازمان‌ها
- افزایش بهره‌وری و سرعت انجام کارها
- کاهش خطاهای انسانی
- امکان پیگیری لحظه‌ای فرآیندها
- ایجاد شفافیت در عملکرد پرسنل
- سهولت در بازطراحی فرآیندها
- افزایش رضایت مشتریان
معایب احتمالی نرم‌افزارهای BPMS
با وجود مزایای متعدد، استفاده از BPMS ممکن است با چالش‌هایی نیز همراه باشد:
- نیاز به آموزش کارکنان و فرهنگ‌سازی
- هزینه اولیه پیاده‌سازی برای برخی سازمان‌ها
- وابستگی به پشتیبانی نرم‌افزار در موارد داخلی
سخن پایانی و دعوت به مشاوره پیاده‌سازی BPMS
استفاده از نرم‌افزارهای BPMS در دنیای امروز به یک ضرورت برای سازمان‌های پویا تبدیل شده است. انتخاب درست این ابزارها می‌تواند بهره‌وری، سرعت و دقت فرآیندهای کسب‌وکار را به‌طور چشمگیری افزایش دهد. چه در ابتدای راه دیجیتالی‌سازی باشید و چه به دنبال ارتقاء سیستم فعلی خود، گروه النت ارائه خدمات مشاوره، پیاده‌سازی و پشتیبانی شبکه و انواع سیستم‌های BPMS برای سازمان شماست.
همین حالا با ما تماس بگیرید تا قدم اول در مسیر تحول دیجیتال کسب‌وکارتان را محکم بردارید.